Ubezpieczenie podróży służbowej – jakie wybrać?

Patrycja Pałka

Zaktualizowano: 2025-03-06

Konieczność ubezpieczenia pracownika na czas zagranicznej podróży służbowej wymuszają na pracodawcy obowiązujące przepisy. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy uczestnik takiego wyjazdu musi mieć polisę obejmującą co najmniej koszty leczenia i NNW. Sprawdź, jakie ubezpieczenie podróży służbowej wybrać, aby zapewnić osobom zatrudnionym efektywną ochronę!

Jak się okazuje, nie tylko pracownik fizyczny pracujący za granicą powinien zadbać o wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia. Taki obowiązek dotyczy także pracowników umysłowych, którzy wyruszają w podróż z zamiarem np. uczestnictwa w konferencji, prowadzenia warsztatów czy przeprowadzenia rozmów biznesowych z kontrahentami

Ubezpieczenie podróży służbowej a ubezpieczenie turystyczne – czym się różnią?

Zarówno ubezpieczenie podróży służbowej, jak i ubezpieczenie turystyczne mają ten sam cel: zapewnić ochronę przed niespodziewanymi wydatkami na leczenie. Takie polisy kupujesz więc po to, aby wydatki na wizyty u lekarzy specjalistów, ratownictwo, hospitalizację, badania czy leki nie zrujnowały Twojego budżetu.

Co zatem różni ubezpieczenie w czasie podróży służbowej od tradycyjnej polisy podróżnej?

• Ubezpieczenie podróży służbowej to obowiązek – za zdrowie pracownika w czasie delegacji za granicą odpowiada pracodawca, o czym informuje treść Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Musi on więc objąć osobę zatrudnioną odpowiednią ochroną. Polisa na wyjazd w przypadku podróży do większości krajów jest zaś dobrowolna (wyjątek stanowi np. Egipt), choć mimo to zawsze rekomenduje się jej wykupienie.
• To pracodawca kupuje ubezpieczenie dla osoby jadącej w podróż — znalezienie i zakup polisy na podróż służbową to zadanie podmiotu, która zatrudnia danego pracownika. Polisę podróżną nabywa z kolei sam turysta (lub jeden ze współtowarzyszy jego wyjazdu).
• Ochronę pracownika można odliczyć od kosztów uzyskania przychodu – ubezpieczenie zagranicznej podróży służbowej jest kosztem pracodawcy, dlatego ma on prawo pomniejszyć przychód swojej firmy o wysokość składki.

To największe różnice pomiędzy ubezpieczeniem podróży służbowej a polisą podróżną. Pod względem zakresu ochrony produkty te nie różnią się od siebie i w zależności od wybranego wariantu mogą obejmować różne elementy.

Ubezpieczenie podróży służbowej — dla kogo?

Zgodnie ze wspomnianym wcześniej rozporządzeniem każdy pracownik w czasie podróży służbowej powinien mieć ważne ubezpieczenie. Dotyczy to zarówno osób wykonujących obowiązki fizyczne, jak i umysłowe. Co ważne, jeśli pracownik pracuje głównie przy komputerze lub z dokumentami, jednak realizuje zadania z wykorzystaniem siły, to jego praca podlega takiej samej ochronie jak fizyczna. W efekcie konieczny jest zakres ubezpieczenia tożsamy dla tej drugiej.

Przykład: Pan Marian wyjechał do Niemiec. W trakcie podróży służbowej miał być odpowiedzialny za przeprowadzenie audytu w firmie-córce z branży motoryzacyjnej. Jego praca opiera się głównie na kontroli dokumentów, jednak sporadycznie musi udać się na magazyn, by sprawdzić produkty podlegające kontroli. Niestety podczas jednej z wizyt, jeden z pakunków spadł na głowę Pana Mariana. Na szczęście doprowadził go do niegroźnego urazu, który jednak wymagał wizyty w szpitalu i przeprowadzenia badań kontrolnych. Pracodawca p. Mariana zadbał o wykupienie dla niego ubezpieczenia, więc ta stresująca sytuacja zakończyła się pomyślnie, bez większych problemów i dodatkowych kosztów.

Ubezpieczenie podróży służbowej wymagane jest także dla pracowników, którzy będą reprezentować firmę np. na konferencji, uczestniczyć w warsztatach, targach, imprezach integracyjnych, czyli wszędzie tam, gdzie jadą z ramienia i na polecenie pracodawcy

Wypowiedź eksperta

Jeśli pracownik w podróży służbowej spędza krótkie okresy, ale wyjeżdża regularnie, pracodawca może wykupić dla niego jedno ciągłe ubezpieczenie, np. roczne. Taka polisa zapewnia koszty leczenia, leczenie stomatologiczne, leczenie ambulatoryjne, odszkodowanie w wyniku następstw nieszczęśliwych wypadków czy ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za każdym razem, gdy ubezpieczony będzie za granicą. Oczywiście okresy przebywania w Polsce niejako są stratne, ale w dłuższej perspektywie taki zakres ubezpieczenia da pracownikowi większe poczucie bezpieczeństwa, a dla pracodawcy okaże się bardziej opłacalne.

Patrycja Pałka, Redaktor

Ubezpieczenie podróży służbowej – zakres ubezpieczenia

Podróże służbowe powinny zawierać składniki dopasowane do indywidualnych potrzeb pracownika, ale przede wszystkim:

Ubezpieczenie podróży służbowej trzeba dopasować do potrzeb konkretnej osoby pod względem sum gwarantowanych i rozszerzeń. Mimo to niezależnie od okoliczności w takim pakiecie nie może zabraknąć niektórych elementów.

• Ubezpieczenie kosztów leczenia (KL)

To podstawa każdej polisy na zagraniczny wyjazd. Gwarantuje możliwość uzyskania wsparcia finansowego w razie problemów zdrowotnych, np. nagłej choroby, pogorszenia samopoczucia czy wzięcia udziału w wypadku. Pozwala uzyskać środki na wizyty lekarskie w prywatnych placówkach, hospitalizację, niezbędne badania czy zakup leków. W razie potrzeby finansuje też ratownictwo, transport medyczny za granicą czy przewóz specjalistyczny z powrotem do kraju. Ubezpieczenie kosztów leczenia powinno obejmować odpowiednio wysokie sumy, które pozwolą zapłacić za usługi medyczne w danym państwie – a więc w krajach wysoko rozwiniętych z drogą opiekę zdrowotną sumy kosztów leczenia muszą wynosić najlepiej 80-100 tys. euro.

• Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW)

To kolejny bardzo ważny element ubezpieczenia zagranicznej podróży służbowej. Obejmuje ochroną skutki niespodziewanych zdarzeń, do których może dojść w trakcie wyjazdu. Jest szczególnie ważny dla pracowników zatrudnionych w zakładach przemysłowych, fabrykach i branży budowlanej, choć nie tylko. Przydaje się także u osób pracujących umysłowo, bo wypadki zdarzają się wszędzie. W ramach NNW można liczyć na odszkodowanie za doznany uszczerbek na zdrowiu, a także na wsparcie finansowe w razie konieczności przeprowadzenia rehabilitacji. Z takiej polisy wypłaca się też rekompensatę bliskim ubezpieczonego w razie jego śmierci.

• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w życiu prywatnym

OC w życiu prywatnym to również ważna część polisy na zagraniczny wyjazd. Chroni ubezpieczonego przed finansowymi konsekwencjami szkód, które wyrządzi osobom trzecim. Jeśli masz taką ochronę i np. uszkodzisz należący do kogoś innego sprzęt elektroniczny, kwestią zadośćuczynienia za straty poniesione przez ofiarę zajmie się ubezpieczyciel.
Wymienione składowe mają największe znaczenie dla skuteczności polisy na wyjazd służbowy i pozwalają pracownikowi skupić się na wykonywanych zadaniach bez obaw o wypadki, choroby i związane z nimi wydatki. Oprócz ubezpieczeń KL, NNW i OC warto rozważyć także dokupienie innych, opcjonalnych elementów.

Ubezpieczenie podróży służbowej: polecane rozszerzenia

Dużą zaletą polis komercyjnych jest to, że w zależności od aktualnych potrzeb można na dowolnie kształtować ich zakres. W razie potrzeby warto dodać do nich np. ochronę assistance lub ubezpieczenie bagażu. Ponadto w niektórych sytuacjach opłacenie dodatkowej składki okazuje się jedynym sposobem na zapewnienie pracownikowi odpowiednio skutecznej ochrony, np. gdy cierpi on na choroby przewlekłe.

• Assistance

Assistance podróżne do przydatny dodatek do polisy na wyjazd służbowy. Zdają sobie z tego sprawę ubezpieczyciele, którzy z myślą o osobach jeżdżących w delegacje często przygotowują specjalne pakiety. W ramach takiego wariantu pracownik może liczyć np. na pokrycie kosztów wysyłki niezbędnych przedmiotów osobistych lub służbowych, zakwaterowanie na czas rekonwalescencji po wypadku, opłacenie transportu do domu lub do miejsca zatrudnienia czy nawet sfinansowanie przyjazdu osoby bliskiej (np. w razie pobytu w szpitalu).

• Ubezpieczenie bagażu

Częstym rozszerzeniem polisy na wyjazd służbowy jest ubezpieczenie bagażu podróżnego. Pozwala ono uzyskać zadośćuczynienie za szkody powstałe w obrębie przewożonych przedmiotów na skutek zdarzeń losowych, wypadków komunikacyjnych, rabunków i kradzieży. Może okazać się szczególnie przydatne u osób podróżujących z cennym sprzętem elektronicznym — smartfonami, laptopami, aparatami fotograficznymi itp. Ważne, aby opiewało na odpowiednio wysoką kwotę. Dzięki temu w razie potrzeby umożliwi odzyskanie pieniędzy za poniesione straty.

• Następstwa choroby przewlekłej

Niektórzy ubezpieczyciele zastrzegają, że mają prawo odmówić wypłaty świadczenia za zdarzenia powstałe w następstwie zaostrzenia lub powikłania choroby przewlekłej. Do objęcia ochroną także skutków schorzeń o charakterze długotrwałym niezbędne okazuje się wówczas opłacenie dodatkowej składki. Jeśli dany pracownik zmaga się z problemami zdrowotnymi, zadbaj o objęcie go odpowiednią ochroną na czas podróży służbowej. W przeciwnym razie polisa może nie zadziałać w oczekiwany sposób, a Ty zostaniesz narażony na dodatkowe koszty.

To tylko kilka najchętniej dobieranych rozszerzeń ochrony ubezpieczeniowej przydatnych w czasie wyjazdu służbowego. Pamiętaj, aby przed wyborem konkretnej oferty zawsze zapoznać się z ogólnymi warunkami ubezpieczenia, w skrócie OWU. W dokumencie tym znajdziesz najważniejsze informacje na temat zasad wypłaty świadczeń i wyłączeń odpowiedzialności.

Ile kosztuje ubezpieczenie podróży służbowej?

Ubezpieczenie podróży służbowej to koszt rozpoczynający się od 4 zł za dzień ochrony.

Cena ubezpieczenia podróży służbowej a zakres ochrony

Poniżej przedstawiono kilka przykładowych ofert na 10-dniowy wyjazd służbowy do Francji, aby lepiej zobrazować różnice w wysokości składek w zależności od zakresu ochrony.

Jak widzisz, ceny składek za ubezpieczenie podróży służbowej są różne i zaczynają się już od kilku złotych za 1 dzień ochrony. Wybierz polisę z uwzględnieniem warunków zatrudnienia pracownika. To pozwoli Ci uniknąć stresu i niepotrzebnych wydatków w związku z rozmaitymi zdarzeniami losowymi, do których może dojść podczas delegacji

Patrycja Pałka

Redaktor

patrycja.palka@rankomat.pl

Podróże to moja pasja. Piszę o turystyce w taki sposób, aby zachęcić czytelników do eksplorowania świata, ale i uczulić na bezpieczeństwo i odpowiedzialność. Tłumaczę kwestie związane z ubezpieczeniem turystycznym, podpowiadam lepsze rozwiązania i podsuwam ciekawe pomysły na wakacje, urlop, czy city break.

Zobacz inne wpisy tego autora