Rezygnacja z wyjazdu a zwrot zaliczki

Patrycja Pałka

Zaktualizowano: 2024-09-18

W dzisiejszych czasach, kiedy wykupiona wycieczka jeszcze bardziej niż kiedyś nie musi oznaczać wylotu na wakacje, mnóstwo turystów musi zmienić swoje plany urlopowe. Odwołujemy wyjazdy, również te z biurem podróży, żegnając się z wizją kawałka plaży pod palmą i czasem kilkoma tysiącami złotych. Co zrobić w sytuacji, kiedy wycieczka była już opłacona? Na jakie wsparcie można liczyć i czego się spodziewać? Podpowiadamy w poniższym artykule.

Odstąpienie od umowy zawartej z biurem podróży a zwrot zaliczki

Odstąpienie od umowy zawartej w biurze podróży to decyzja, która wiąże się z koniecznością ponoszenia opłaty z tytułu kosztów rezygnacji z imprezy turystycznej.

Każde biuro podróży ma swoje regulacje dotyczące rezygnacji z podróży, a kwota do odzyskania może różnić się w zależności od touroperatora.

Ważne jest jednak, aby jak najszybciej poinformować o tym biuro podróży i złożyć pisemne oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Termin rezygnacji ma kluczowe znaczenie, ponieważ rezygnacja z zaplanowanej wycieczki nie jest bezpłatna. Podróżnik, który zawarł umowę z biurem podróży, a następnie chce od niej odstąpić, będzie musiał uiścić na rzecz biura opłatę w odpowiedniej wysokości.

Zasada jest prosta: im później nastąpi rezygnacja z wycieczki (usług biura podróży), tym wyższe będą kwoty związane z odstąpieniem od umowy. Dlatego tak ważne jest, aby jak najszybciej zgłosić chęć rezygnacji i zminimalizować koszty.

Poniżej przedstawiamy dokładne regulacje odnośnie rezygnacji w imprezie turystycznej i zwrotu zaliczki na przykładzie najbardziej popularnych biur podróży w Polsce.

Biuro podróży ITAKA, a zwrot pieniędzy za wycieczkę

Podejmując współpracę z biurem podróży, pierwsze co powinniśmy zrobić, to dokładnie zapoznać się z podpisywaną umową. To właśnie w tym dokumencie znajdą się wszystkie najważniejsze informacje, na podstawie których będziemy mogli (lub nie) liczyć na zwrot środków w przypadku rezygnacji z wycieczki.

Biuro podróży ITAKA podaje:

Podróżny może odstąpić od Umowy w każdym czasie przed rozpoczęciem Imprezy. W razie odstąpienia od Umowy Podróżny jest zobowiązany do zapłacenia na rzecz Biura Podróży opłaty za odstąpienie od umowy określanej i pobieranej przez Biuro Podróży zgodnie z przepisami art. 47 ust. 2 Ustawy.

Średnie opłaty za odstąpienie od Umowy – względem całkowitej wartości zawartej Umowy – kształtują się następująco:

• do 40 dni przed datą wyjazdu – stała opłata manipulacyjna 350 PLN/os.
• od 39 do 31 dni przed datą wyjazdu – do 20% ceny Imprezy, od 30 do 21 dni przed datą wyjazdu – do 30% ceny Imprezy,
• od 20 do 14 dni przed datą wyjazdu – do 50% ceny Imprezy,
• od 13 do 8 dni przed datą wyjazdu – do 70% ceny Imprezy, od 7 do 2 dni przed datą wyjazdu – do 80% ceny Imprezy,
• na 1 dzień przed datą wyjazdu i mniej oraz w dniu wyjazdu – do 90% ceny Imprezy.

W przypadku imprez z oferty bezzwrotnej, Podróżny przyjmuje do wiadomości, że koszty odstąpienia od umowy wiążą się z  opłatami uiszczonymi przez Biuro Podróży na rzecz dostawców miejsc w hotelach i środkach transportu.

Na cenę imprezy turystycznej składają się w przeważającej części, poniesione przez Biuro Podróży w sposób bezzwrotny koszty zakwaterowania i transportu. Biuro Podróży podaje informacyjnie, że średnie opłaty za odstąpienie od Umowy dotyczącej imprez z oferty bezzwrotnej – względem całkowitej wartości ceny imprezy – kształtują się następująco:

• do 40 dni przed datą wyjazdu – do 50% ceny Imprezy
• od 39 do 21 dni przed datą wyjazdu – do 60% ceny Imprezy,
• od 20 do 8 dni przed datą wyjazdu – do 70% ceny Imprezy,
• od 7 do 2 dni przed datą wyjazdu – do 80% ceny Imprezy,
• na 1 dzień przed datą wyjazdu i mniej oraz w dniu wyjazdu – do 90% ceny Imprezy.

Biuro podróży TUI. Rezygnacja, a zaliczka

W każdym czasie przed rozpoczęciem imprezy turystycznej Klient ma możliwość odstąpienia od umowy. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy, zgłaszający jest zobowiązany złożyć w formie pisemnej w punkcie sprzedaży, w którym zawarł umowę.

Datą złożenia odstąpienia od umowy jest dzień jej wpływu do punktu sprzedaży, w którym została zawarta umowa.

Koszty odstąpienia od umowy wynoszą standardowo:

• do 36 dni przed rozpoczęciem imprezy 25% ustalonej ceny,
• od 35. dnia przed rozpoczęciem imprezy 40% ustalonej ceny
• od 24. dnia przed rozpoczęciem imprezy 50% ustalonej ceny
• od 17. dnia przed rozpoczęciem imprezy 60% ustalonej ceny
• od 10. dnia przed rozpoczęciem imprezy 80% ustalonej ceny
• od 3. dnia do dnia rozpoczęcia imprezy lub jej nierozpoczęcia 90% ustalonej ceny.

Rainbow Tours, odwołanie wycieczki – na jaki zwrot możemy liczyć?

Uczestnik może odstąpić od umowy w każdym czasie przed jej rozpoczęciem.

Odstąpienie od umowy wymaga pisemnego oświadczenia Uczestnika doręczonego do Biura. W takim przypadku, Podróżny jest zobowiązany do zapłaty na rzecz Organizatora opłaty z tytułu odstąpienia od umowy, której zryczałtowana wysokość (wyliczona od ceny imprezy turystycznej pomniejszonej o składkę na Turystyczny Fundusz Pomocowy oraz ubezpieczenie od kosztów rezygnacji) wynosi:

• odstąpienie do 45 dni przed dniem wyjazdu – 7% ceny imprezy;
• odstąpienie od 44 do 31 dni przed dniem wyjazdu – 20 % ceny imprezy;
• odstąpienie od 30 do 21 dni przed dniem wyjazdu – 30 % ceny imprezy;
• odstąpienie od 20 do 15 dni przed dniem wyjazdu – 50 % ceny imprezy;
• odstąpienie od 14 do 8 dni przed dniem wyjazdu – 70 % ceny imprezy;
• odstąpienie od 7 do 4 dni przed dniem wyjazdu – 80 % ceny imprezy;
• odstąpienie na 3 dni przed dniem wyjazdu lub później (najpóźniej w dniu wyjazdu) – 95 % ceny imprezy.

Opłata podlega potrąceniu z wpłaty dokonanej przez Podróżnego. Każdorazowo do opłaty za odstąpienie Organizator dolicza również składkę na Turystyczny Fundusz Pomocowy (która nie podlega zwrotowi) oraz składkę na ubezpieczenie od kosztów rezygnacji (o ile Klient takie wykupił). Składki te są również potrącane z wpłaty Podróżnego.

Jeżeli zgodnie z zawartą umową w imprezie turystycznej ma wziąć udział kilku Uczestników, odstąpienie od umowy choćby jednego z nich lub zmiana wieku uczestnika upoważnia Biuro do dokonania ponownej kalkulacji ceny za udział w tej imprezie turystycznej.

Odstąpienie od uczestnictwa w wycieczce lokalnej (fakultatywnej) zakupionej przed wyjazdem z Polski możliwa jest bezkosztowo, o ile zostanie zgłoszona co najmniej jeden dzień przez rozpoczęciem imprezy głównej, w trakcie której dana wycieczka lokalna (fakultatywna) miała zostać zrealizowana. Po rozpoczęciu imprezy turystycznej opłata za odstąpienie od uczestnictwa w imprezie fakultatywnej wynosi 100% jej ceny.

Zwrot zaliczki za wczasy – o czym warto pamiętać?

Jeśli korzystając z usług biura podróży, odwołamy wycieczkę, niestety, ale nie możemy liczyć na wypłatę pełnej kwoty, którą ówcześnie opłaciliśmy. Biura podróży potrącają ustaloną sumę z tytułu kosztów rezygnacji. Wysokość tej kwoty zależy od indywidualnych ustaleń touroperatora i zapisów w umowie.

✔ Niezależnie od powodu rezygnacji, trzeba liczyć się z tym, że nie odzyska się całości wpłaconej na poczet wyjazdu kwoty. Jednak nieco inaczej sytuacja wygląda, kiedy na rezygnację z wyjazdu wpływ mają czynniki, które są od nas niezależne, jak na przykład wybuch pandemii. Ustawa o imprezach turystycznych pozwala na odwołanie udziału w wyjeździe bez opłat za rezygnację, jeśli wystąpią nieuniknione i nadzwyczajne okoliczności wpływające na realizację imprezy turystycznej lub przewóz podróżnych do miejsca docelowego. W takim przypadku przysługuje zwrot wpłat za imprezę, bez prawa do odszkodowania.

Ubezpieczenie do kosztów rezygnacji – jak to działa?

Jedno jest pewne – dla bezpieczeństwa swojego i swoich finansów, trzeba podjąć zdecydowane i pewne kroki. Jednym z najbardziej efektywnych rozwiązań w tym kierunku jest ubezpieczenie od kosztów rezygnacji z podróży, czyli realna ochrona w przypadku, kiedy musimy zrezygnować z wyjazdu.

Zmiana planów wakacyjnych może być wymuszona wieloma okolicznościami, szczególnie jeżeli wycieczkę wykupujemy z dużym wyprzedzeniem np. w opcji First Minute i nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich okoliczności, jakie mogą się wydarzyć.

Ubezpieczenie kosztów rezygnacji obejmuje zarówno wyjazdy turystyczne krajowe, jak i zagraniczne organizowane przez biura podróży oraz te zorganizowane samodzielnie, ale w tym przypadku na każdy element (bilety, zakwaterowanie) wymagane jest oddzielne ubezpieczenie.

Towarzystwa ubezpieczeniowe oferują ubezpieczenie kosztów rezygnacji pozwalające odzyskać sumę, którą stracimy z powodu rezygnacji z wyjazdu. Jeśli dojdzie do tego z powodów, które ubezpieczyciel zawarł w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia (OWU), towarzystwo ubezpieczeniowe pokryje wszystkie koszty w przypadku zerwania umowy z biurem podróży. Kwota zwrotu gwarantowana przez ubezpieczenie od rezygnacji z wycieczki zależy od indywidualnych warunków ustalonych przez ubezpieczyciela. Zazwyczaj jednak takie ubezpieczenie oferuje pełny, czyli 100-procentowy zwrot kosztów.

Jednak takie ubezpieczenie zapewnia nam również ochronę w przypadku anulowania noclegów, biletów, przerwania podróży czy opłaty za dokonywanie zmiany, np. w rezerwacji czy terminie podróży. Polisa obejmuje także koszty rezygnacji z wyjazdów służbowych.

mówi Patrycja Pałka, specjalista ds. ubezpieczeń turystycznych w rankomat.pl

Kiedy można zrezygnować z wyjazdu?

Należy pamiętać, że na zwrot kosztów poniesionych w wyniku przerwania lub rezygnacji z podróży możemy liczyć jedynie wtedy, kiedy powód odwołania będzie związany z nagłą, nieprzewidzianą sytuacją, na którą nie ma wpływu osoba ubezpieczona.

Aby otrzymać środki z ubezpieczenia kosztów rezygnacji, musimy dostarczyć odpowiednią dokumentację, potwierdzającą przyczynę rezygnacji z wycieczki. Może to być na przykład zaświadczenie od lekarza lub potwierdzenie utraty dokumentów, które były niezbędne do odbycia podróży.

Odstąpienie od umowy powinno być złożone na piśmie i bardzo ważne jest również, aby upewnić się, że organizator wyjazdu pisemnie potwierdził odbiór naszego pisma.

Do najczęstszych powodów uprawniających do skorzystania z polisy od kosztów rezygnacji należą:

• Nieszczęśliwy wypadek lub nagła choroba – dotyczy to nie tylko samej ubezpieczonej osoby, lecz również współuczestników planowanego wyjazdu oraz bliskich. Zachorowanie musi jednak wiązać się z tym, że ubezpieczony nie wyzdrowieje do czasu podróży.
• Utrata dokumentów w wyniku kradzieży – rezygnacja z wyjazdu będzie uznana i uzasadniona także wtedy, gdy wskutek kradzieży stracimy niezbędne do odbycia podróży dokumenty (dowód osobisty, paszport, wizę). Kradzież musi być jednak udokumentowana.
• Śmierć – w chwili śmierci ubezpieczonego, polisa pokryje wszelkie koszty wynikające z zerwania umowy z biurem podróży (także wtedy, gdy zgon nastąpi w wyniku choroby przewlekłej). W przypadku śmierci współuczestnika podróży lub osoby bliskiej, polisa pokryje koszty odwołania imprezy turystycznej, jeśli do zdarzenia doszło w okresie maksymalnie od 45-60 dni (zależnie od ubezpieczyciela) poprzedzających termin planowanego wyjazdu.
• Poważne zdarzenia losowe – wszelkie zdarzenia, do których dochodzi nagle i które nie są zależne od ubezpieczonego. Dodatkowo muszą one wymagać obecności osoby ubezpieczonej na miejscu zdarzenia. Przykładem są: zalanie mieszkania, włamanie, pożar, huragan. Pojawienie się takich nadzwyczajnych okoliczności występujących w miejscu zamieszkania ubezpieczonegonie może mieć jednak miejsca w terminie dłuższym niż 14 dni od planowanej daty wyjazdu.
• Komplikacje związane z ciążą – tylko wtedy, jeśli wystąpiły nagle oraz już po zawarciu umowy ubezpieczeniowej. W tym przypadku również dotyczy to osób bliskich oraz  współpodróżnych.

Większość ubezpieczycieli uznaje także uzasadnienia takie, jak:

• utrata pracy,
• wyznaczenie terminu pobytu w sanatorium (w ramach NFZ),
• reakcja alergiczna na obowiązkowe szczepienie,
• otrzymanie wezwania do sądu,
• ustalenie przez uczelnię wyższą (lub szkołę) warunkowego egzaminu (koniecznego do kontynuacji nauki),
• rozpoczęcie pracy (w przypadku osób wcześniej bezrobotnych).

Rezygnacja z wyjazdu – co to dokładnie oznacza?

Ubezpieczenie od kosztów rezygnacji z zaplanowanej wcześniej podróży obejmuje ochroną wszystkie koszty, jakie osoba ubezpieczona zmuszona jest ponieść w wyniku odwołania wyjazdu. 

Najważniejsze punkty, które uzasadniają odwołanie, to:

• Anulowanie rezerwacji noclegu oraz biletów – ubezpieczenie od rezygnacji zapewnia ochronę w przypadku konieczności odwołania rezerwacji biletów lotniczych, autokarowych, kolejowych, czy promowych. Przyda się również wtedy, gdy będziemy zmuszeni anulować rezerwację noclegu.
• Rezygnacja z wycieczki, udziału w imprezach masowych i turystycznych, konferencjach i szkoleniach – jeśli z powodów, które zostały uwzględnione w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia (OWU) danego ubezpieczyciela, zrezygnujemy z zaplanowanej wycieczki, ubezpieczyciel zwróci nam koszty, jakie będziemy musieli ponieść w wyniku zerwania umowy z biurem podróży.
• Zmiany związane z rezygnacją współuczestnika podróży – jeśli nie planowaliśmy wyjazdu w pojedynkę, a osoba, która miała nam w jego trakcie towarzyszyć zrezygnuje z podróży, odwołując się do powodów, które obejmuje polisa, ubezpieczyciel wypłaci nam zwrot poniesionych kosztów.
• Przerwanie uczestnictwa w imprezie turystycznej – jeśli z powodów, które ubezpieczyciel uzna za uzasadnione, nie będziemy mogli kontynuować rozpoczętej podróży, towarzystwo ubezpieczeniowe pokryje związane z tym koszty.

Ile kosztuje ubezpieczenie od kosztów rezygnacji?

W poszukiwaniu najlepszego ubezpieczenia, warto zajrzeć do kalkulatora ubezpieczeń turystycznych na polisaturystyczna.pl. Łatwe w obsłudze i intuicyjne narzędzie pozwoli szybko znaleźć nie tylko idealnie dopasowane, ale również najtańsze ubezpieczenie.

Oprócz ubezpieczenia rezygnacji z podróży warto wykupić także dodatkowe ubezpieczenie turystyczne, które jest gwarancją pokrycia kosztów leczenia wynikającego z nagłego pogorszenia stanu zdrowia ubezpieczonego na skutek choroby lub wypadku w czasie wyjazdu. W jego skład wchodzi także Assistance oraz często NNW, OC w życiu prywatnym, a także ubezpieczenie bagażu.

A co w przypadku odwołania wycieczki przez biuro podróży?

Czasami może zdarzyć się, że to biuro podróży zdecyduje się na odwołanie wycieczki. Takie sytuacje są rzadkie, ale mogą wynikać z nadzwyczajnych okoliczności, takich jak np. konflikt zbrojny w miejscu docelowym lub jego najbliższym sąsiedztwie czy bankructwo touroperatora.

W takim przypadku organizator jest zobowiązany do zwrotu wpłat i opłat uiszczonych przez turystów. Zwrot taki powinien nastąpić w ciągu 14 dni od dnia odwołania wyjazdu. Dodatkowo w niektórych sytuacjach, podróżnik ma prawo domagać się od biura podróży odszkodowania lub zadośćuczynienia, ale każdy taki przypadek wymaga indywidualnej analizy.

Jeśli biuro podróży odwoła imprezę turystyczną, klient może otrzymać również propozycję uczestnictwa w innej, zastępczej imprezie. Zawsze jednak musi być ona w co najmniej takim standardzie (lub wyższym), jak wcześniej wykupiona wycieczka. Przy zastosowaniu takiego rozwiązania nie można domagać się już wypłacenia odszkodowania.

Podsumowując, w przypadku odwołania imprezy turystycznej przez biuro podróży, klient ma prawo do zwrotu wpłaconych środków, ale szczegółowe warunki takiego zwrotu zależą od indywidualnych ustaleń z touroperatorem.

Jakie kroki podjąć, kiedy biuro podróży nie realizuje umowy – pomoc UOKiK

W przypadku problemów z realizacją umowy podpisanej w biurze podróży istnieje kilka kroków, które możesz podjąć. Przede wszystkim, jeśli zauważysz problemy i masz obawy jeszcze przed rozpoczęciem imprezy turystycznej, skontaktuj się z organizatorem wyjazdu i przedstaw mu swoje wątpliwości.

Jeśli biuro podróży nie jest w stanie rozwiązać problemu, w grę wchodzi możliwość rezygnacji z podróży. W takim wypadku ważne, abyś dokładnie zapoznał się z zapisami w umowie dotyczącymi zwrotu zaliczki.

W przypadku problemów z biurem podróży zawsze można zwrócić się o pomoc do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK). UOKiK jest instytucją, która może interweniować w przypadku naruszeń praw konsumentów przez biura podróży, a korzystanie z jej doradztwa jest bezpłatne. Pamiętaj, że każda sytuacja jest inna i zawsze warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą konsumenckim w celu uzyskania porady dostosowanej do Twojej konkretnej sytuacji.

Patrycja Pałka

Redaktor

patrycja.palka@rankomat.pl

Podróże to moja pasja. Piszę o turystyce w taki sposób, aby zachęcić czytelników do eksplorowania świata, ale i uczulić na bezpieczeństwo i odpowiedzialność. Tłumaczę kwestie związane z ubezpieczeniem turystycznym, podpowiadam lepsze rozwiązania i podsuwam ciekawe pomysły na wakacje, urlop, czy city break.

Zobacz inne wpisy tego autora